個人番号及び特定個人情報の取扱いに関する基本方針

生活協同組合連合会コープ中国四国事業連合(以下、「この会」という)及びこの会の子会社は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という)の取扱いに関し以下のとおり基本方針を定め、適切な運用を図ります。

1.
この会は、特定個人情報等の取扱いに関し、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」及びこれに関する法令を遵守します。
2.
特定個人情報等の収集については、その利用目的を明確にし、適正な方法により取得します。また、収集した特定個人情報等は、あらかじめ明示した利用目的の範囲内において利用します。その範囲を超えて特定個人情報等の利用は行いません。(「別記1」参照)
ただし、利用目的と相当の関連性がある場合は、本人に内容を通知することにより利用目的を変更することができることとします。
3.
収集した特定個人情報等は、正確かつ最新の状態に保ち、紛失、破壊、改ざん、漏えい、盗難、滅失又は毀損を防止するため、別途「特定個人情報等取扱規程」を定め、組織的な安全対策を講じます。
万が一、漏えい、流出等の事故が発生した場合は、この会の危機管理規程に基づき対応し、事実関係の調査及び原因の追及、再発防止策などを講じます。
4.
特定個人情報等は、取扱事務を行う必要がなくなった場合、法令に定められている保存期間を経過した際、速やかに削除・廃棄し、その記録を保存します。
5.
「特定個人情報」は第三者に本人の了承があっても一切の提供・開示は行いません。
6.
この会及びこの会の子会社が個人番号事務について外部に全部又は一部を委託する場合は、委託先に対して「委託先の適切な選定」「委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結」「委託先における特定個人情報の取扱状況の把握」を行います。
7.
マイナンバー法9条第2項では自治体の個人番号利用について条例で定めることができるため、今後の各自治体の個人番号の利用拡大の可能性について動向を注意し対応を行います。
8.
個人番号に関しての内容照会、訂正、追加、削除を希望される場合には必要な調査を行い、その結果に基づき、当該個人保有データの開示、内容訂正を行います。但し、法令に定めがある場合は除くこととします。
9.
収集した特定個人情報等は取扱う事務の範囲・事務取扱部署は管理部とし、事務取扱担当についても同様とします。また、特定個人情報等の取扱いに関する質問又は苦情については、管理部を問合せ先とします。

この個人番号及び特定個人情報の取扱いに関する基本方針は、この会の内外に公表します。

2015年10月1日
理事長 小泉 信司


【別記1】特定個人情報等の利用目的
1.税務関係(以下の関係事務等に付随する事務で使用)

源泉徴収票作成事務
扶養控除等(異動)申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務
退職所得に関する申告書作成事務
財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務

2.社会保険関係(以下の関係事務等に付随する事務で使用)

健康保険・厚生年金保険届出事務
健康保険・厚生年金保険申請及び請求事務
雇用保険・労災保険届出事務
雇用保険・労災保険申請請求事務
雇用保険・労災保険証明書作成事務

特定個人情報等の取り扱いに関するお問い合わせ

コープCS ネット管理部(082-236-6835)


以上

ページの先頭へ