内部統制システムの整備に関する基本方針

生活協同組合連合会コープ中国四国事業連合(以下、「この会」という。)は、「会員生協の組合員要求実現と生協経営強化に役立つ」「会員生協の自立性を前提に各生協の主体的活動強化に貢献する」「経済メリットを実感できる連帯を構築する」「一生協では実現できない業態や事業の展開を可能にする」「情報公開を前提とした一致点の拡大による連帯の推進」の目的で設立されました。

この会は、これらの目的を実現していくために、事業連帯の強化を図りながら、会員生協の組合員のくらしに貢献する取り組みをすすめるとともに、平和で持続可能な社会づくりに貢献します。

これらを実現する上での前提として、この会は「業務の有効性及び効率性の確保」「財務報告の信頼性の確保」「事業活動等に関わる法令等の遵守」「資産の保全」の4つの目的が必要不可欠と考え、以下のとおり「内部統制システムの整備に関する基本方針」を定め、その体制を整備するとともに、その有効性を継続的に検証します。

1.理事及び職員の職務の執行が法令及び定款等に適合することを確保するための体制

(1)
この会は、理事及び職員が法令及び定款等を遵守し、確固たる倫理観を持って職務を遂行する組織風土を高めるため、「役職員行動基準」を定め、周知徹底します。
(2)
この会は、「コンプライアンス規程」に基づき、コンプライアンス体制の構築、重要な施策の具体的実践を図るため、理事長を責任者とし、継続的にコンプライアンス体制を推進します。またこれらの実践及び継続推進のために、マネジメントシステムを充実させて着実に強化していきます。
(3)
この会は、「内部通報制度運用規程」に基づき、この会の職員、嘱託職員、定時及びアルバイト職員、派遣職員を対象に相談窓口を設置し、法令、諸規程及び役職員行動基準に違反する行為等の早期の把握と問題解決に努めます。
(4)
この会は、商品の安全性の確保、公正な取引、法令の遵守及び人権や個人の尊厳の尊重を推進するため、「お取引先コンプライアンス窓口」を設置します。この窓口は、相談・通報者の確実な保護及び受付窓口の中立性を確保するため、外部(弁護士)に設置します。
(5)
この会は、監事監査、内部監査規程の運用及びマネジメントシステムの内部監査などの連携をはかりながら、当会の事業運営が法令、定款及び諸規定他に基づいた運営になっているか、適宜、必要な監査を実施します。
(6)
この会は、監事による監査のほか、「公認会計士監査規約」に基づき、この会とは特別の利害関係のない公認会計士または監査法人による監査を受け、その監査報告書を総会に開示します。
(7)
この会は、反社会的勢力とは取引関係も含めて一切の関係をもちません。反社会的勢力からの不当な要求に対しては、組織全体として毅然と対応します。

2.理事の職務の執行に関わる情報の保存及び管理に関する体制

(1)
この会は、「文書管理規程」に基づき、理事の職務の執行に関わる情報について、管理対象とする文書、保存年限、保存形態、管理部署等を明確にして適切に保存します。
(2)
この会は、会員生協及び利害関係者に対する説明責任の観点から「情報開示規約」「情報開示手続きに関する規則」を定め、この会の事業及び財務に関する情報についての開示の基準、範囲及び手続きを明確にします。

3.財務報告の信頼性を確保するための体制

(1)
この会は、会計基準その他の法令を遵守し、「業務規程」及び「経理規則」などの諸規定を整備し、適正な会計処理を行います。
(2)
財務報告を担当する部署の会計・財務に関する専門性を維持・向上させるための体制及び人材育成を進めます。
(3)
発見、認識された不備・不正は速やかに理事長へ報告し、迅速かつ適切な対応・是正に努めます。

4.損失の危険の管理に関する規程その他の体制

(1)
この会は、事業及び活動におけるリスクを把握し、リスク評価を通じて優先順位を設定した上で、各部門の実行計画書にリスク対応策を定め、その進捗管理と定期的再評価を実施することにより、リスクの回避またはリスクの影響を最小限に低減するリスク管理を行います。
(2)
この会は、理事長を責任者として、リスク管理に関する具体的対応策の検討と策定、役職員への周知徹底、リスク管理システムの構築・見直しを進めます。
(3)
この会は、「危機管理規程」及び商品事故に関する「クライシス対応マニュアル」等に基づき、迅速で機動的なクライシス対応を行います。
(4)
この会は、「個人情報保護基本方針」を定め、取り扱う個人情報の保護・管理を適切に行います。
(5)
この会は、「情報セキュリティ基本方針」を定め、基幹ITシステムの適切な保全を行います。

5.理事の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

(1)
この会の理事会は、「理事会規則」に基づき、理事の職務の執行が効率的に行われるよう、業務の執行及び運営に関する重要事項を審議・決定します。
(2)
この会は、「常任理事会運営規則」に基づき、理事長・専務理事及び常任理事をもって構成する常任理事会を設置し、総会及び理事会が定めた執行方針及び理事会から委託された事項について審議・決定します。
(3)
この会は、「職務分掌規程」「決裁規程」「稟議手続規程」に基づき、各部門の職務権限を明確にし、効率的かつ適切な事業執行を行います。

6.この会及び子会社等における業務の適正を確保するための体制

(1)
この会が子会社等について設立、解散、出資、所有株式の譲渡、役員派遣、その他子会社等に対する重要な事項を決定する場合は、これを理事会で協議・決定します。
(2)
子会社等の業務の適正性を確保するため、定期的に子会社等から経営状況やその他事業上の重要事項について報告を受け、必要に応じてその是正をします。
(3)
子会社等に対する重要な事項を決定した場合、及び子会社等の業務執行状況については、定期的に監事に報告を行います。
(4)
子会社等の内部統制の整備・運用について支援を行います。

7.監事がその職務を補助すべき職員を置くことを求めた場合における当該職員に関する事項及び監事監査が実効的に行われることを確保するための体制

(1)
この会は、「監事監査規則」に基づき、監事による監査の実効性を高め、監査職務の円滑な遂行を確保するために、監事の職務を補助する監事会事務局員を配置します。
(2)
この会の理事長は、監事が監事会事務局員以外にその職務を補助すべき職員(補助者)を配置することを求めた場合は、適切な職員を配置するとともに、配置に当たっての具体的内容を監事と協議し、その意見を十分考慮・反映します。
(3)
この会の理事長は、監事会事務局員及び補助者の理事からの独立性を確保するため、その任命、異動については、特定監事に事前に説明し、監事会の同意の下に執行します。
(4)
この会の理事長は、監査業務に関わる事項については、監事会事務局員及び補助者を監事の指揮の下に就労させ、その評価についても監事の意見を考慮・反映します。
(5)
この会の理事長は、定期的に監事と会合を持ち、事業と活動の健全な発展に向けて意見交換を図り、相互認識を深めます。
(6)
この会の理事長は、監事の実効性ある監査意見の形成に資するため、この会の理事会及び監事が必要と認める基幹会議への監事の出席を保障するとともに、必要な情報の提示に努めます。

8.理事及び職員の監事への報告に関する体制

(1)
この会及び子会社の役職員は、職務執行に関する重大な法令・定款違反もしくは不正行為の事実またはこの会に著しい損害を及ぼす恐れのある事実があることを発見したときは、当該事実を監事に報告します。
(2)
この会の理事長は、内部統制システムに重大な影響を及ぼす意思決定を行ったときは、遅滞なく監事に報告します。
(3)
この会の理事長は、この会の内部統制システムの構築・整備状況について、監事から報告や調査を要請されたときは、速やかにこれに対応します。
(4)
この会や子会社の役職員が、監事へ報告が行われたことで、通報をした役職員が不利な扱いを受けないことを確保するための体制を整備します。


改訂日:2015年12月18日(第6版)
生活協同組合連合会コープ中国四国事業連合
理事長 小泉 信司

Ⅲ.その他連合会の状況に関連する重要な事項

該当事項はありません。

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